Jak skutecznie zlecić aktuariuszowi wycenę rezerw na świadczenia pracownicze?

Zachęcamy do lektury październikowego wydania „Rachunkowości” (numer 10/2014). W numerze tym Witold Florczak w artykule „Wycena rezerw na świadczenia pracownicze” omawia najważniejsze kwestie związane ze współpracą jednostki zlecającej wycenę rezerw na świadczenia pracownicze a aktuariuszem dokonującym takiej wyceny. Autor artykułu omawia również poszczególne założenia ekonomiczne i demograficzne oraz wyjaśnia od czego zależy wysokość rezerw na świadczenia pracownicze.

Poniżej pełna wersja artykułu.

Wstęp

Czwarty kwartał to okres przygotowań do zamknięcia roku. Jednym z elementów tych przygotowań jest aktualizacja wysokości wcześniej utworzonych rezerw na zobowiązania. Jedną z takich rezerw, która wymaga aktualizacji, jest rezerwa na świadczenia pracownicze, inne niż wynagrodzenie za pracę.

Ostatnie miesiące przyniosły sporo zmian w przepisach regulujących wycenę i prezentację rezerwy na świadczenia pracownicze. Zaktualizowany został zarówno Krajowy Standard Rachunkowości nr 6 „Rezerwy, bierne rozliczenia międzyokresowe kosztów, zobowiązania warunkowe" (KSR 6), jak i Międzynarodowy Standard Rachunkowości 19 „Świadczenia Pracownicze” (MSR 19).

Nowelizacja KSR 6 nastąpiła uchwałą Komitetu Standardów Rachunkowości, opublikowaną 7.04.2014 r. w Komunikacie nr 2 Ministra Finansów z 21.03.2014 r. (DzUrz MF z 2014 r. poz. 12). Celem nowelizacji KSR 6 było uściślenie sposobu ujęcia zysków i strat aktuarialnych – wpływają one na wynik finansowy. Znowelizowany KSR 6 stosuje się po raz pierwszy do sprawozdań finansowych sporządzonych za rok obrotowy kończący się po dniu ogłoszenia komunikatu z możliwością wcześniejszego zastosowania.

Z kolei od 1 stycznia 2013 r. można stosować w UE zaktualizowany MSR 19, który został 5 czerwca 2012 r. przyjęty rozporządzeniem Komisji Europejskiej nr 475/2012, zmieniającym rozporządzenie (WE) nr 1126/2008. W wyniku aktualizacji MSR 19 m.in. wycofano się z „metody korytarzowej” i ustalono, że zyski i straty aktuarialne ujmuje się są w pozostałych całkowitych dochodach w momencie ich powstania.

Celem artykułu nie jest jednak analiza wymogów wynikających ze znowelizowanych KSR 6 i MSR 19, ani też analiza spójności tych dwóch przepisów, ale spojrzenie na zasady współpracy między jednostkami, które powinny zaktualizować wycenę rezerwy na świadczenia pracownicze, a osobami lub firmami, którym zlecono wycenę rezerwy na świadczenia pracownicze.

Istota zagadnienia

W celu kompletnego wykazania zobowiązań w bilansie i kosztów przypadających na rok obrotowy w rachunku zysków i strat, jednostki tworzą rezerwy na wypracowane do dnia bilansowego, ale płatne w przyszłości zobowiązania na  pozapłacowe świadczenia na rzecz obecnych pracowników.

Wycena rezerwy na pozapłacowe świadczenia pracownicze, ze względu na ich długoterminowy charakter, stosowaną do wyceny metodologię i przyjmowane założenia, wymaga specjalistycznych umiejętności i wiedzy dlatego jest i powinna być zlecana aktuariuszom – specjalistom od takich wycen, spoza jednostki.

Zlecając wykonanie takiej usługi, jednostka oczekuje:

● ustalenia poprawnej, zgodnej ze standardami i praktyką kwoty rezerwy na świadczenia pracownicze,

● zaakceptowania – bez zastrzeżeń – tej wyceny przez audytora,

● sprawnego przebiegu wyceny rezerwy.

Ponieważ zbliża się okres, w którym wyceny rezerw na świadczenia pracownicze są dokonywane, to warto się przyjrzeć temu procesowi, chociaż w wielu jednostkach wycena taka następuje z częstotliwością półroczną lub kwartalną, na skutek czego, w tych jednostkach proces wyceny trwa praktycznie przez cały rok.

Proces wyceny można z punktu widzenia jednostki podzielić na następujące etapy:

Dalej omówimy każdy z tych etapów. Mamy nadzieję, że zrozumienie procesu wyceny pozwoli jednostkom usprawnić i przyspieszyć przygotowania a zarazem zapewnić płynną współpracę ze specjalistą dokonującym wyceny.

Wycena

Podstawowe pytanie brzmi: czy naprawdę trzeba co rok aktualizować wycenę rezerwy i to nawet wtedy, gdy nie zaszły większe zmiany w jednostce?

Odpowiedź na to pytanie brzmi „Tak”, a nawet „3 razy Tak”.

Po pierwsze – zgodnie z art. 28 ust. 1, pkt 9 uor wycena zobowiązań z tytułu świadczeń pracowniczych powinna następować nie rzadziej niż na dzień bilansowy.

Po drugie – uwzględnienia wymagają zmiany, jakie nastąpiły, dlatego pkt 59 MSR 19 stanowi, że „jednostka ma obowiązek aktualizowania wyceny po każdej istotnej operacji gospodarczej i innych istotnych zmianach okoliczności, które zaistniały do końca okresu sprawoz­dawczego”. A zmian takich na przestrzeni roku jest wiele, nawet gdy na pierwszy rzut oka wydają się znikome.

Po trzecie – w trakcie okresu sprawozdawczego zmienia się struktura pracowników (rozkład stażu, wieku i płci), zmienia się wynagrodzenie pracowników (a dokładniej podstawa wypłaty świadczeń), zmienia się rotacja (mobilność) pracowników; zmienia się także stopa dyskontowa. Praktycznie zmianie ulegają wszystkie założenia, które są uwzględniane przy wycenie rezerwy, dlatego konieczne jest zaktualizowanie kwoty rezerwy przez nową jej wycenę. Nie oznacza to, że wysokość tej rezerwy z roku na rok – z powodu zmiany założeń – musi się istotnie wahać. Często wpływy zmian poszczególnych założeń wzajemnie się znoszą. Zdarzają się jednak przypadki, że zmiana wysokości rezerwy spowodowana zmianą jednego z założeń może wynosić nawet 100 mln zł. (Czytając komunikaty spółek giełdowych możemy się przekonać, że takie zmiany to nie teoria, ale praktyka).

Wniosek – konieczne jest przeliczenie rezerwy na koniec każdego okresu sprawozdawczego.

Aktuariusz

Kolejny punkt, to podjęcie decyzji, komu jednostka powierzy wycenę rezerwy na świadczenia pracownicze. Podpowiedź w tym zakresie daje MSR 19: W niniejszym standardzie zaleca się jednostkom – nie wprowadzając jednak takiego wymogu – korzystanie z usług wykwalifikowanego aktuariusza w zakresie wyceny wszelkich istotnych zobowiązań z tytułu świadczeń po okresie zatrudnienia. Ze względów praktycznych jednostka może zwrócić się do wykwalifikowanego aktuariusza o przeprowadzenie szczegółowego ustalenia wysokości zobowiązania przed końcem okresu sprawozdawczego.

Nie jest to jedyny (chociaż bardzo istotny) argument przemawiający za korzystaniem z usług wykwalifikowanego aktuariusza. Aktuariusz, jako specjalista z dziedziny wyceny ryzyka oraz wyceny wartości bieżącej projektów finansowych, a w szczególności projektów długoterminowych lub obarczonych ryzykiem:

Wszystkie wymienione wyżej zadania, a więc budowa modeli, wycena zobowiązań, ustalanie założeń – to zadanie wykonywane nie tylko na potrzeby wyceny rezerwy; to codzienne zadania aktuariusza.

Jest jeszcze jeden argument przemawiający za korzystaniem z wiedzy aktuariusza (może nie najbardziej istotny, ale jednak nie bez znaczenia) –poprawność wyceny rezerwy na świadczenia pracownicze jest w ramach badania sprawozdań finansowych przez firmy audytorskie na ogół weryfikowana przez aktuariusza zatrudnionego lub współpracującego z firmą audytorską.

Zatem korzystanie z usług aktuariusza jest wskazane nie tylko dlatego, że takie jest zalecenie MSR 19, lecz przede wszystkim ze względu na jego wiedzę, umiejętności oraz profesjonalizm, na jego niezależne spojrzenie zarówno na przepisy zobowiązujące jednostki do wypłaty świadczeń pracowniczych, jak i parametry pozwalające ustalić założenia stosowane do wyceny rezerwy.

Oczywiście nie oznacza to, że osoba niewpisana do rejestru aktuariuszy nie dokona poprawnej wyceny rezerwy. Trudno jednak będzie jednostce zweryfikować jej wiedzę i umiejętności.

Liczba aktuariuszy w Polsce jest relatywnie mała (wpisanych na listę jest mniej niż 300 osób), a liczba tych, którzy zajmują się obliczaniem rezerw na świadczenia pracownicze, jest jeszcze mniejsza. Żadna z jednostek nie powinna jednak mieć problemu z nawiązaniem współpracy z aktuariuszem, który wyceni rezerwę na świadczenia pracownicze.

Jednostka nie powinna przy tym traktować aktuariusza jako „bardzo zaawansowany kalkulator”, który wyceni rezerwę, ale jako partnera, który dzięki swojej wiedzy i doświadczeniu, a także niezależności; może ocenić spójność przepisów normujących świadczenia pracownicze, jak również ocenić słuszność założeń przyjętych do wyceny. Oczywiście jego rola w procesie wyceny rezerwy będzie taka, jaka zostanie wzajemnie uzgodniona, ale pamiętajmy, że proces wyceny rezerwy nie powinien ograniczać się tylko do mechanicznego powtarzania  obliczeń. Zadania jednostki nie kończą się na wyborze aktuariusza – one się wtedy rozpoczynają.

Świadczenia

Punktem wyjścia do wyceny jest wykaz należnych pracownikom świadczeń, do których wypłaty jednostka jest zobowiązana na podstawie przepisów prawa lub umów zawartych z pracownikami.

Wykaz świadczeń pracowniczych, które będę podlegały wycenie, przygotowuje jednostka. Aktuariusz dokonujący dla jednostki wyceny rezerwy nie zna jednostki ani wiążących ją uregulowań (układów zbiorowych pracy, umów itp.), nie zna również zaleceń i rekomendacji audytora (chyba że pracuje dla firmy audytorskiej, która przeprowadza w danej jednostce badanie sprawozdania finansowego, ale wówczas, aby uniknąć konfliktu interesów, nie powinien wyceniać rezerwy na świadczenia pracownicze dla tej jednostki).

Lista potencjalnych pozapłacowych świadczeń pracowniczych jest dość długa, część z nich jest specyficzna dla danej branży gospodarki (np. dla branży górniczej czy energetycznej) i obejmuje m.in:

odprawy emerytalne,

odprawy rentowe,

nagrody jubileuszowe,

odprawy pośmiertne,

deputaty węglowe,

ekwiwalenty za energię elektryczną,

niewykorzystane urlopy,

opieka medyczna po okresie zatrudnienia,

ubezpieczenie na życie po okresie zatrudnienia,

inne świadczenia płatne po okresie zatrudnienia.

Sporządzając wykaz, szczególnie przez jednostki, które z różnych względów nie tworzyły wcześniej rezerwy lub też w których zmieniły się przepisy regulujące świadczenia pracownicze, dobrze jest skonsultować się z audytorem lub z aktuariuszem dokonującym wyceny, aby zapewnić kompletność wykazu. Ostateczna decyzja w tym zakresie należy jednak do jednostki gdyż ona ponosi odpowiedzialność za kompletność wykazu świadczeń pracowniczych, na które tworzy się rezerwę podlegającą wycenie.

Zakres pracy

Kolejny punkt - to ustalenie zakresu prac aktuariusza, a mówiąc precyzyjnie, ustalenie, jakie są oczekiwania jednostki co do rezultatów pracy aktuariusza; przygotowanie jakich informacji powinno być efektem jego prac.

Często początkowo zakres prac ogranicza się do stwierdzenia, że wymagana jest wycena rezerwy na świadczenia pracownicze na określony dzień bilansowy. Później jednak okazuje się, że wycena rezerwy na świadczenia pracownicze na tę określoną datę to jedynie fragment potrzeb, że niezbędne są jeszcze inne dane, np. podział rezerwy na część krótkoterminową i długoterminową (co jest powszechną praktyką), informacja o zapadalności określonych świadczeń, średni ważony okres obowiązywania zobowiązań, prognoza wartości rezerwy na inną datę bilansową czy ujawnienia wymagane przez MSR 19 lub KSR 6. Właśnie ta ostatnia część poprzedniego zdania jest szczególnie ważna: kluczowe jest zakomunikowanie aktuariuszowi czy wyliczenia i ujawnienia powinny być zgodne z MSR 19, czy też zgodne z KSR 6. Oczywiście zgodnie z punktem 1.6 znowelizowanego KSR 6)przyjmuje się, że KSR 6 jest w pełni zgodny z MSR 19 w zakresie sposobu ustalania założeń i metodologii wyliczeń rezerwy na świadczenia pracownicze, gdyż odsyła do MSR 19 (por. pkt. 4.7) wysokość rezerwy obliczona według KSR 6 będzie taka sama jak wysokość rezerwy obliczona zgodnie zl MSR 19. Różnica (ale istotna) polega na wymogach dotyczących ujawnień. Zatem informacja, zgodnie z którym standardem mają być przeprowadzone obliczenia czy też raczej sporządzone ujawnienia, jest kluczowa dla aktuariusza.

Warto też pamiętać o jeszcze jednej ważnej sprawie. Faktem jest, że rezerwę na świadczenia pracownicze oblicza się indywidualnie, dla każdego pracownika, czy też emeryta oddzielnie. Jednostki często proszą o podanie wysokości rezerwy przypisanej do poszczególnych osób, uważając (czasami), że w razie odejścia z pracy tych osób pozwoliłoby to odpowiednio zmniejszyć rezerwę. Jest to pogląd błędny. Rezerwa indywidualna nigdy nie będzie i nie może odpowiadać rzeczywistym przyszłym świadczeniom wypłaconym danej osobie (nawet w ciągu najbliższych dwunastu miesięcy). Wynika to z faktu, że rezerwę oblicza się całościowo dla jednostki. Aktuariusz dokonując obliczeń nie wie: kto i kiedy odejdzie z jednostki, kto, kiedy i w jakiej wysokości dostanie podwyżkę wynagrodzenia, niemniej szacuje poziom rotacji pracowników i średni wzrost wynagrodzeń w jednostce, przyjmuje zatem założenia sprawdzające się na poziomie całej jednostki. Może też podzielić jednostkę na grupy pracowników i przyjąć założenia dotyczące poszczególnych grup (w szczególności dotyczy to już wymienionych założeń co do wskaźników rotacji oraz wskaźnika wzrostu wynagrodzeń). Dlatego na rezerwę trzeba patrzeć całościowo: jako na kwotę oddającą obecną wartość przyszłych świadczeń dla ogółu obecnie zatrudnionych pracowników (i ewentualnie emerytów) jednostki. Podkreślmy raz jeszcze: kwota rezerwy przypisana danemu pracownikowi nie odpowiada wartości obecnych świadczeń pracowniczych, jakie temu konkretnemu pracownikowi zostaną wypłacone. Nie jest zatem właściwe np. pomniejszanie rezerwy, w ciągu okresu sprawozdawczego, z powodu odejścia z jednostki danego pracownika, o tę część rezerwy, która była mu przypisana, gdyż jego odejście z jednostki zostało już uwzględnione przez założenia dotyczące rotacji na poziomie jednostki (czy też na poziomie grupy na które jednostka została podzielona na potrzeby obliczeń).

Przygotowanie danych i informacji

Zakres danych i informacji, jakie jednostka powinna przygotować dla aktuariusza sporządzającego wycenę, zależy od świadczeń podlegających wycenie, od uregulowania wypłat tych świadczeń przez jednostkę oraz od zakresu dokonywanej wyceny. Jest jednak pewien standardowy zakres danych i informacji, niezależny od tych czynników. W skład tego standardowego zakresu danych i informacji wchodzą:

Pamiętajmy, że aktuariusz nie ma możliwości sprawdzenia kompletności i dokładności otrzymanych danych i informacji. Dlatego jednostka powinna dołożyć staranności, przygotowując dane i informacje na potrzeby wyceny rezerwy. Leży to w jej interesie.

Założenia

Kolejny, bardzo ważny punkt, to założenia wykorzystywane przy wycenie rezerwy. Również za założenia przyjęte przy wycenie odpowiada jednostka, na rzecz której następuje wycena.

Podstawowe założenia obejmują:

Oczywiście lista założeń uwzględnianych przy wycenie rezerwy na świadczenia zależy od tego, jakie świadczenia podlegają wycenie, jakie są przepisy dotyczące wypłat świadczeń, jednak wyżej wymienione założenia są najbardziej typowe.

Nie ma jednej praktyki proponowania czy też ustalania założeń, stosowanych przy wycenie. Założenia ustala albo jednostka (najczęściej dotyczy to pierwszych dwóch założeń) i są one przekazywane aktuariuszowi, albo inicjatywa należy do aktuariusza, który proponuje założenia, a jednostka akceptuje następnie te założenia. Jednostka i aktuariusz powinni osiągnąć porozumienie odnośnie przyjmowanych założeń.

Każde z założeń wymaga opisania i wyjaśnienia, a końcowy raport z wyceny rezerwy powinien zawierać informację, dlaczego przyjęto taką, a nie inną wartość danego założenia.

Oczywiście, nie wszystkie założenia ustala się na podstawie analiz, w oparciu o dane pochodzące z jednostki. Część z nich wynika z ogólnokrajowych statystyk. Część ustala się metodą ekspercką. Jednak również i wtedy pisemnego uzasadnienia wymaga, dlaczego przyjęto taką, a nie inną wartość danego założenia.

Jednostka powinna audytorowi wykazać poprawność wyceny rezerwy co – przy założeniu stosowania poprawnej metodologii wyceny, poprawnego modelu oraz poprawnej bazy danych pracowników – sprowadza się do weryfikacji założeń. Dlatego też jednostka potrzebuje:

Zadanie to jest zadaniem do wykonania wspólnie przez jednostkę i aktuariusza. W jaki sposób zadanie to będzie wykonane, czy wykona go w większej mierze jednostka, czy też większy będzie istotny wkład aktuariusza – to już zależy od ich wzajemnych uzgodnień. Jednostka powinna jednak w każdym przypadku wymagać od aktuariusza, aby w raporcie znalazło się uzasadnienie zastosowanych założeń.

Jest to oczywiste, gdyż od założeń zależy wielkość rezerwy, a zmiany założeń wpływają bezpośrednio na kwotę rezerwy. Przypomnijmy te zależności:

Założenie dotyczy

Wpływ na rezerwę

stopy dyskontowej

im wyższa stopa dyskontowa tym niższa rezerwa

wskaźnika wzrostu wynagrodzeń (wskaźnika wzrostu podstawy ustalania świadczeń)

im wyższy wskaźnik tym wyższa rezerwa

wskaźnika rotacji

im wyższy wskaźnik tym niższa rezerwa

prawdopodobieństwa przejścia na rentę

im wyższy wskaźnik tym niższa rezerwa (ale są jednak wyjątki, np. rezerwa na odprawy rentowe)

prawdopodobieństwa śmiertelności

im wyższy wskaźnik tym niższa rezerwa (są jedynak wyjątki, np. rezerwa na odprawy pośmiertne)

Założenia zastosowane do wyceny rezerwy powinny być założeniami specyficznymi dla danej jednostki. Niektórych jednak z założeń nie ustala się w oparciu o dane jednostki, ale dane ogólnokrajowe. Przykład stanowią założenia dotyczące prawdopodobieństwa śmiertelności czy też przejścia na rentę; ustala się je w oparciu o dane (odpowiednio) GUS oraz ZUS z ewentualną poprawką na branżę w której działa dana jednostka.

Przyjrzymy się dokładniej pozostałym założeniom.

Odnoście stopy dyskontowej znajdziemy w MSR 19 następujące zapisy:

W Polsce brak jest na razie rozwiniętego rynku wysoko ocenianych obligacji przedsiębiorstw, w związku z czym stopa dyskontowa jest równa rentowności obligacji skarbowych zgodnych z walutą i szacunkowym terminem realizacji zobowiązań.

Stopa dyskontowa nie powinna w żadnym wypadku odzwierciedlać stóp zwrotu z aktywów jednostki, czy to stóp zwrotu osiągniętych w danym okresie sprawozdawczym, czy to przewidywanych stóp zwrotu, np. uwzględnionych w planie finansowym.

Z kolei, wyznaczając wskaźnik wzrostu wynagrodzeń (wskaźnik wzrostu podstawy ustalania świadczeń) uwzględnienia wymagają dwa czynniki:

– pierwszy – to tzw. wzrost „inflacyjny” wynagrodzeń,

– drugi – to wzrost wynagrodzeń spowodowany awansami, przeszeregowaniami obecnie zatrudnionych pracowników.

Wynika to z faktu, że w dużej mierze oblicza się rezerwę na świadczenia, które będą wypłacane obecnie zatrudnionym pracownikom, w okresie najbliższych dwudziestu, a często nawet trzydziestu lub więcej lat, stąd założenie o wzroście wynagrodzeń musi odzwierciedlać nie tylko „inflacyjne” wzrosty wynagrodzeń, ale także wzrosty wynikające z awansów (przeszeregowań) obecnie zatrudnionych pracowników.   

Kolejne istotne założenie – to rotacja pracowników. Przygotowanie właściwego modelu rotacji, dobrze oddającego przewidywane odejścia pracowników z jednostki, wymaga wielu analiz. Wyznaczając wskaźniki rotacji, trzeba się oprzeć zarówno na analizach ilościowych, jak i jakościowych. Analizy ilościowe biorą przede wszystkim za podstawę statystyki z kilku ostatnich lat pokazujące odejścia pracowników, z różnych przyczyn, z jednostki. Analizy jakościowe polegają – z jednej strony – na spojrzeniu wstecz, na analizowane lata – czy wszystkie te lata powinny być włączone do analizy ilościowej, czy też np. z uwagi na szczególną sytuację rynkową lub perturbacje jednostki jakiś rok wymaga wyłączenia z tej analizy, a – z drugiej strony – na spojrzeniu w przyszłość, na plan polityki kadrowej i na zamierzenia w zakresie kooperacji i outsourcingu, na oczekiwaną sytuację rynkową w branży, w której jednostka działa. W raporcie aktuariusz powinien opisać wyniki analiz jakościowych i ich wpływ na wskaźniki rotacji, wyznaczone w oparciu o analizy. Pisząc o rotacji, cały czas używam liczby mnogiej „wskaźniki”, gdyż przyjęcie jednego wskaźnika rotacji, niezależnego od wieku, płci i stażu pracowników (a czasami i od innych parametrów) w sposób wielce niedokładny odzwierciedlałoby rzeczywistą rotację w jednostce.

Raport

Końcowym efektem pracy aktuariusza i jego współpracy z jednostką jest raport z wyceny rezerwy. Gorąco zachęcam jednostki do czytania całego raportu, a nie tylko skupiania się na liczbach zawartych w raporcie. Wyniki wyliczeń to „tylko” konsekwencja przepisów normujących świadczenia pracownicze w jednostce, przyjętej metodologii wyceny oraz zastosowanych założeń. Trzeba zatem zadbać o to, aby wszystkie te elementy były w raporcie we właściwy sposób opisane. Z uwagi na presję czasową (w okresie zamykania roku finansowego każda godzina liczy się podwójnie) jednostka powinna przygotować i zrealizować właściwy harmonogram prac. Zapewni to, że ostateczną wersję raportu z wyceny rezerwy poprzedzi wstępna wersja, co da jednostce czas na analizę i weryfikację tej wstępnej wersji raportu, a potem aktuariusz będzie miał wystarczający czas na uwzględnienie uznanych za zasadne uwag i przygotowanie ostatecznej wersji raportu.